Home / Трибуна молодых ученых / Сагателян А.В., Эркин А.Ф. Анализ работы по организации электронного документооборота (на примере Администрации городского округа Химки Московской области)

Сагателян А.В., Эркин А.Ф. Анализ работы по организации электронного документооборота (на примере Администрации городского округа Химки Московской области)

Сагателян Артур Васакович – студент 4-го курса

Академии гражданской защиты МЧС России

(направление «Государственное и муниципальное
управление», уровень бакалавриата)

julik699@gmail.com

Эркин Александр Федорович – старший преподаватель

кафедры государственного и муниципального управления

Академии гражданской защиты МЧС России

erkin007@bk.ru

 

Анализ работы по организации электронного документооборота
(на примере Администрации городского округа Химки Московской области)

Analysis of work on the organization of electronic workflow

(On the example of the Administration of the urban district of Khimki Moscow region)

 

Аннотация статьи. В данной статье анализируются процесс организации работы с электронным документооборотом в Администрации городского округа Химки Московской области. На основе проведенного анализа электронного документооборота в городском округе Химки были выявлены некоторые проблемы его внедрения и функционирования на территории данного муниципального образования. С целью построения дальнейших стратегических планов развития электронного документооборота в конкретном муниципальном образовании в статье использован метод SWOT-анализа.

Статья подготовлена в рамках планового изучения учебной дисциплины «Исследования социально-экономических процессов» под руководством преподавателя кафедры государственного и муниципального управления Академии гражданской защиты МЧС России кандидата политических наук Злотниковой Елены Вячеславовны и научной школы «Государственная политика и управления», функционирующей в этом вузе на постоянной основе.

Abstract. This article analyzes the process of organizing work with electronic document management in the Administration of the urban district of Khimki, Moscow Region. Based on the analysis of electronic document management in the urban district of Khimki, some problems of its implementation and functioning in the territory of this municipality were identified. In order to build further strategic plans for the development of electronic document management in a particular municipal entity, the article uses the SWOT analysis method.
The article was prepared as part of a planned study of the academic discipline «Studies of socio-economic processes» under the guidance of the lecturer of the Department of State and Municipal Management of the Civil Defense Academy EMERCOM of Russia, candidate of political sciences Elena V. Zlotnikova and the scientific school «State Policy and Management», functioning in this university on a permanent basis Basis.

Ключевые слова: Администрация городского округа Химки, анализ, бумажный носитель, документ, карточка электронного документа, межведомственная система электронного документооборота, процесс организации, угрозы, электронный архив, электронный документооборот, электронная цифровая подпись, SWOT-анализ.

Keywords: Khimki city administration, analysis, paper medium, document, electronic document card, interdepartmental electronic document management system, organization process, threats, electronic archive, electronic document management, electronic digital signature, SWOT analysis.

 

Рецензия

Текст статьи в PDF

 

Актуальность темы. Не секрет, что политическое руководство России заявило о формировании в нашей стране информационного общества. Имеется в виду такое общество, в котором основным ресурсом развития являются информационные ресурсы, информация и работа с ней. И хотя на этом пути – пути формирования информационного общества – есть немало проблем, все же, полагаем, можно уже говорить и писать о правильности выбранного в России политического курса (вполне очевидно, что современное общество не может быть не информационным).

Одним из механизмов формирования информационного общества, как известно, является разработка и внедрение в практику государственного и муниципального управления электронного документооборота[1]. Актуальность этой тематики – разработки и внедрения электронного документооборота – обусловлена следующими обстоятельствами (далее их кратко перечислим).

  1. Более современное состояние общества требует более эффективных механизмов государственного и муниципального управления.
  2. Потенциально внедрение электронного документооборота может принести значительную экономию (в т.ч. за счет уменьшения количества печатных документов) органам государственной власти и местного самоуправления.
  3. Потенциально внедрение электронного документооборота может принести определенное улучшение экологической обстановки (как известно, бумагу делают из древесины).
  4. Внедрение электронного документооборота, скорее всего, ускоряет циркуляцию документов и тем самым интенсифицирует управленческий процесс [4].

Анализ проблемы. В Администрации городского округа Химки с 2012 года внедрена система электронного документооборота, позволяющая осуществлять взаимодействие между государственными и муниципальными структурами. Межведомственная система электронного документооборота Московской области (далее – МСЭД) используется в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области, распространяется на исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области.

Целью электронного документооборота является процесс создания электронных документов, обмена ими между исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области (ведомствами) в рамках МСЭД.

При наличии электронного документооборота в ведомства могут поступать документы на бумажном носителе (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов, и подлежать хранению документы на бумажном носителе [1]. Данный факт свидетельствует о том, что архивы с бумагами переполнены, фактически уже некуда складировать документы. Тем более, имея документы в электронном виде, легче и быстрее найти тот или иной файл с использованием электронных поисковых систем (например, по ключевым словам).

Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:

— при отправке документа на согласование и подписание – за содержание электронного документа;

— при отправке исходящего документа: за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи;

— за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в МСЭД;

— за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.

В то же время руководитель, используя данную систему, может:

  • в режиме реального времени контролировать выполнение поставленных задач. Так как зачастую при получении входящей документации в Администрацию из вышестоящих органов власти сроки исполнения поручений, например, Губернатора Московской области, может составлять от 2 дней до 2 месяцев, соответственно, при получении поручения обработка и ответ исполнителем должен составлять строго в установленный срок [2]. Таким образом, специалисты документооборота должны в режиме реального времени осуществлять контроль по выполнению поставленной задачи. В случае если будет использоваться бумажный носитель, то с вероятностью в 90 % исполнение поручения Губернатора Московской области, может быть выполнено не в установленный срок. (автором статьи замечен этот факт при прохождении практики в Администрации). Доказательство этому: во-первых, сотрудники Администрации размещаются в разных зданиях; во-вторых, во-вторых, назначение исполнителя по данному письму, а если каждый из сотрудников будет находится в МСЭД, то помощник заместителя Главы Администрации сможет назначить исполнителя благодаря нажатию одной клавиши (тем более, что любой из сотрудников Администрации для ускорения прочтения письма и назначения исполнителя может набрать по служебному телефону коллеге, который поможет в выполнении поставленной задачи).
  • прикреплять к поручениям любые файлы (приказы, протоколы и т.п.);
  • отслеживать процесс согласования проектных документов;
  • определять реальную загруженность и оптимизировать работу подчиненных;
  • повышать эффективность работы.

По наблюдению авторов статьи, в большинстве случаев сотрудники Администрации не знают, каким образом использовать в полном объеме предоставленные права при работа в межведомственной системе электронного документооборота. Иногда сотрудникам Администрации (нижестоящего уровня) приходится сталкиваться с такой ситуацией: высокопоставленные чиновники не желают вникать в установленный срок исполнения письма. А делопроизводитель отдела или управления в итоге «бегает» (из одного здания в другое) с проектом письма, чтобы оно было отправлено без нарушения сроков. Но тут он сталкивается еще и с отделом документооборота, который зачастую находит какие-нибудь ошибки, например, оформление письма.

По мнению авторов статьи, такой процесс использования бумажного документооборота выглядит усложненным и занимает большое количество времени, когда как при использовании электронной системы весь процесс может закончиться в установленный срок и никто из сотрудников не будет «бегать» и волноваться за историю письма. При этом стоит отметить, что в Администрации городского округа Химки Московской области есть несколько минусов: наличие должности «корректора писем» (в случае присутствия как орфографических и грамматических ошибок, так и в оформлении писем); размещение зданий Администрации в разных местах (т.е. сотрудникам приходится ходить пешком от одного здания в другое, соответственно, теряется время) [3].

Проблема, поставленная авторами в данной статье, связана с отсутствием налаженного механизма ведения межведомственной системы электронного документооборота на территории городского округа Химки, тем более что полного упразднения бумажного документооборота на настоящий момент не произошло, и тем самым возможности МСЭДа используются не в полном объеме (некоторые специалисты считают, что по факту происходит дублирование бумажных документов электронными, при фактическом одновременном сохранении обоих документооборотов).

На настоящий момент механизм системы электронного документооборота на территории Московской области, в частности в городском округе Химки, выглядит следующим образом (с одной стороны – Правительство Московской области, с другой — Администрация городского округа Химки):

1) подготовка письма на бумажном носителе в Правительстве Московской области – согласование с руководством подразделения подготовленного проекта письма;

2) заполнение в Правительстве Московской области карточки в МСЭД и загрузка электронной версии проекта письма;

3) проверка оператором МСЭД загруженной информации и отправка его получателю;

4) поступление в Администрацию городского округа Химки данного письма;

5) обработка поступившего письма сотрудниками отдела документооборота;

6) распечатка письма помощниками руководителя и представление его Главе Администрации (не все письма представляются на рассмотрение Главе, в основном такой процесс происходит в редких случаях);

7) просмотр и назначение исполнителей по поступившему письму из Правительства Московской области;

8) поступление письма исполнителю (в основном исполнителем назначается – заместитель Главы);

9) распечатка письма и представление его заместителю Главы;

10) заместитель Главы ставит свою резолюцию, где указывает непосредственно исполнителя;

11) исполнитель в течение указанного срока в письме выполняет задание и представляет проект письма на бумажном носителе заместителю Главы, который может внести свои правки и вернуть его на доработку;

12) загрузка письма с подписью заместителя Главы в МСЭД и его отправка в отдел документооборота Администрации городского округа Химки – проверка сотрудниками на заполнение карточки электронного документа и дальнейшая его отправка в Правительство Московской области. Представленный выше алгоритм прохождения всей цепочки в документообороте был сформирован одним из авторов статьи во время прохождения им практики.

В случае, если требуется подпись Главы городского округа, тогда заводится карточка электронного документа для внутреннего согласования размещенного в системе проекта письма. Согласование проекта письма проходит длинный путь, чтобы он был отправлен исходящим письмом в Правительство Московской области. Если кто-нибудь из листа согласований отказался в визировании, то проект письма возвращается обратно исполнителю, и он заново запускает весь процесс для дальнейшей отправки его в Правительство Московской области.

С целью избегания всевозможных вытекающих проблем и при выявлении угроз — их устранение проведем анализ состояния и развития электронного документооборота на примере Администрации городского округа Химки (таблицы 1 и 2).

Таблица 1

Матрица SWOT-анализа по организации электронного документооборота в Администрации городского округа Химки Московской области

Сильные стороны функционирования электронного документооборота Слабые стороны функционирования электронного документооборота
Ускорение в согласовании документов.

Быстрое получение письма с электронной цифровой подписью в случае использования в полном объеме предоставленных функций в МСЭД в вышестоящие органы власти, например, в Правительство Московской области. Администрация городского округа Химки и Правительство Московской области находятся в разных местах.

При регистрации отправляемого письма участнику УДО необходимо сделать связку с письмом, на которое подготовлен ответ. Данное условие позволяет упростить поиск документов в системе.

Все электронные документы находятся в одной базе данных. В любой момент можно найти запрашиваемый документ, не зная номера обращения. Ввести можно только ключевые слова.

Узнать «корни» письма, откуда оно идет, кто является инициатором.

Отслеживание письма, на каком стадии согласования находится.

Минимизация затрат на подготовку и заведение карточки электронного документа

Мониторинг исполнения поручений.

Трата времени на повторное заведение карточки электронного документа.

Хоть и существует электронный документооборот, но при этом сотрудникам Администрации все равно приходится носить документы в бумажном виде для подписания Руководителем Администрации, а перед этим этапом – заместителю Руководителя. Таким образом, срок исполнения поручения в письме нарушается из-за длительного процесса согласования. Тогда как все может быть иначе (если каждый из сотрудников будет готов обучаться и иметь желание перейти полностью на электронный документооборот).

Длинное «дерево» (определенная иерархия, количество человек из числа сотрудников) из специалистов Администрации в карточке согласования. Одно готовое электронное письмо (зарегистрировано оно только внутри одного органа власти – Администрации, присваивается внутренний номер), составленное за подписью Руководителя, проходит путь от 5 до 10 дней. По итогам подписания Руководителем оно относится в бумажном виде в отдел документооборота, только тогда готовое письмо (уже с другим номером и отправляется оно отделом документооборота) будет зарегистрировано в МСЭД, которое в последующем будет отправлено через данную систему в вышестоящий орган власти.

Ограничение возможностей, функций при работе в МСЭДе в результате постоянных обновлений системы.

Разработчики МСЭДа не проводят занятия по работе в данной системе, так как в большинстве случаев сотрудники Администрации не знают все возможности использования электронной системы документооборота.

Существуют сбои в работе МСЭДа.

Возможности по организации функционирования электронного документооборота Угрозы функционирования электронного документооборота
Увеличение объема электронного архива

Создание системы единого информационного пространства на территории Московской области

Развитие информационной составляющей в муниципальных образованиях, развитие IT-технологий.

Сокращение численности сотрудников. Необходимости в существовании специалиста по документообороту нет, так как каждый из сотрудников ОТДЕЛА будет сам, лично, загружать ответы на обращения граждан, письма в МСЭД. Авторы согласны, что без делопроизводителя работа встанет, но не остановится в отделе, так как в Администрации на настоящий момент существует 15-20 должностей в отделе делопроизводства.

В данном случае существует угроза во времени, так как, например, один сотрудник отдела за час сможет написать 5 писем и потратить час на заливку документов в систему, а другой – 2 письма и 5 минут на «заливку» (срок исполнения поручений бывает разный, бывают случаи, что письмо доходит до исполнителя и на этот же день установлен срок исполнения).

Взлом хакерами системы электронного документооборота. После запуска электронного документооборота найдутся злоумышленники, которые будут заинтересованы в порче или хищении необходимой информации.

Угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

Угроза конфиденциальности заключается в физическом доступе к ЭВМ, когда нарушитель уже имеет данные идентификации (логин и пароль) законно зарегистрированного пользователя или администратора СЭД.

Угроза сервера операционной системы – получение доступа к серверу позволит загружать в память сервера вредоносные программы (вирусы, программы-шпионы), которые смогут существенно облегчить взлом СЭД. Можно создать незаконное новое рабочее место, поменять законное рабочее место на незаконное.

Таблица 2.

Матрица SWOT-анализа по организации электронного документооборота в Администрации городского округа Химки (стратегия развития)

Возможности по организации функционирования электронного документооборота

Увеличение объема электронного архива

Создание системы единого информационного пространства на территории Московской области

Развитие информационной составляющей в муниципальных образованиях, Развитие IT-технологий

Сокращение численности сотрудников.

Угрозы функционирования электронного документооборота

Взлом хакерами системы электронного документооборота. После запуска электронного документооборота найдутся злоумышленники, которые будут заинтересованы в порче или хищении необходимой информации

Угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

Угроза сервера операционной системы.

Сильные стороны функционирования электронного документооборота

Ускорение в согласовании документов

Быстрое получение письма с электронной цифровой подписью в случае использования в полном объеме предоставленных функций в МСЭД в вышестоящие органы власти.

Упрощение поиска документов в системе.

Все электронные документы находятся в одной базе данных. Отслеживание письма, на каком стадии согласования находится.

Минимизация затрат на подготовку и заведение карточки электронного документа.

Мониторинг исполнения поручений.

Проведение семинаров, мастер-классов, круглых столов для сотрудников Администрации.

Создание дополнительных рабочих мест, предназначенные для IT-специалистов, разбирающиеся в МСЭД.

Постоянное обновление пользователями ЭВМ данных идентификации (логин и пароль).
Слабые стороны функционирования электронного документооборота

Трата времени на повторное заведение карточки электронного документа.

Длинное «дерево» (определенная иерархия, количество человек из числа сотрудников) из специалистов Администрации в карточке согласования.

Ограничение возможностей, функций при работе в МСЭДе в результате постоянных обновлений системы.

Разработчики МСЭДа не проводят занятия по работе в данной системе, так как в большинстве случаев сотрудники Администрации не знают все возможности использования электронной системы документооборота.

Существуют сбои в работе МСЭДа

Создание системы единого информационного пространства на территории Московской области.

 

Утверждение закона об электронном документе.

Таким образом, проанализировав функционирование электронного документооборота с помощью метода SWOT-анализа, были сформированы следующие авторские предложения по решению обозначенной проблемы:

—  проведение семинаров, мастер-классов, круглых столов для сотрудников Администрации по использованию МСЭД;

— создание дополнительных рабочих мест, предназначенных для IT-специалистов, разбирающихся в МСЭД;

— для предотвращения угрозы конфиденциальности, целостности и доступности необходимо пользователям ЭВМ постоянно (не реже 2 раза в месяц) обновлять данные идентификации (логин и пароль);

— групповая рассылка пользователям МСЭД в случае обновления системы электронного документооборота;

— постепенное уничтожение бумажного архива прошлых лет и создание единого информационного пространства;

— перевод имеющихся документов из печатного в электронный вид, что повлечет за собой сокращение времени при поиске необходимой информации и освободит помещения, предназначенные для хранения документации;

— устранение устоявшихся стереотипов по хранению документации в бумажном виде, так как большинство персонала бояться прозрачности собственной деятельности и не доверяют существованию электронного документооборота;

— необходимо обеспечить возможность редактирования управленческих процессов при помощи маршрутных схем, создаваемых в графическом редакторе и диалоговых окон, так как существующие системы не позволяют гибко менять схемы обработки документов и структуру хранящейся в них информации без угрозы потери данных;

— утверждение закона об электронном документе. Отсутствие его предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Отсутствует единая техническая политика и методология, в том числе в области делопроизводства.

Все равно до настоящего времени в бумажном виде остаются храниться документы, вне зависимости, что электронный документооборот выходит на первые места, лидирует.

Тем не менее, функционирование системы электронного документооборота оказывает существенное влияние на региональную политику, а именно:

— эффективное (постоянное) взаимодействие органов местного самоуправления и граждан, проживающих на территории Московской области;

— упрощение процесса подачи обращений в органы местного самоуправления, а именно, сокращение времени у граждан, так как можно подать жалобу через Интернет, единый портал;

— развитие региона как в области IT-технологий, так и в целом и т.д.

Литература

  1. Межведомственная система электронного документооборота. Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области [Электронный ресурс] // Правительство Московской области [сайт]. URL: http://mits.mosreg.ru/dokumenty/mezhvedomstvennaya-sistema-elektronnogo-dokumentooborota/ (дата обращения: 10.12.2016).
  2. Перечень поручений Губернатора Московской области по итогам заседания Инвестиционного совета Московской области 10 февраля 2016 года [Электронный ресурс] // Министерство инвестиций и инноваций Московской области [сайт] URL: http://mii.mosreg.ru/upload/iblock/486/perechen-porucheniy_investsovet.pdf (дата обращения: 01.02.2017).
  3. Карта Химок: улицы, дома [Электронный ресурс] // Яндекс карты [сайт]. URL: https://yandex.ru/maps/10758/himki/?source=wizbiz_new_map_single&z=15&ll=37.441243%2C55.887593&mode=search (дата обращения: 01.02.2017).
  4. Борисова Е.А., Лябах А.Ю., Мельков С.А., Сушанский А.С., Шитова Е.П., Эркин А.Ф. Учет временных затрат в рамках педагогического эксперимента по изучению возможности и целесообразности перевода изучения дисциплины «Политология» на дистанционные технологии обучения: есть ли смысл их считать? [Электронный ресурс] // ГосРег: государственное регулирование общественных отношений. 2017. Т. 19. № 1 (19) [сайт]. URL: http://elibrary.ru/download/elibrary_28897550_94127480.pdf (дата обращения: 10.04.2017).
[1] Электронный документооборот – это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д. Фактически, электронный документооборот – это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, сеть Интернет или иными средствами. Информация, которой Вы обмениваетесь, может носить конфиденциальный характер. Попадая в общедоступную сеть, она нуждается в защите. Защищать электронный документ в процессе обмена Вам помогает электронная подпись. Она же обеспечивает и юридическую значимость пересылаемых электронных документов. Подробнее: Электронный документооборот [Электронный ресурс] // Единый портал электронной подписи [сайт]. URL: http://www.iecp.ru/edo (дата обращения: 29.02.2016).